Es ist möglich, einen Arbeitnehmer in Frankreich einzustellen, ohne dort eine Gesellschaft zu gründen. Zwischen Sozialversicherungsbeiträgen, Meldepflichten, Arbeitsrecht und steuerlichen Besonderheiten kann die französische Lohnabrechnung für ausländische Unternehmen jedoch schnell zu einer echten Herausforderung werden.
1. Ein besonders umfangreiches System von Sozialversicherungsbeiträgen
Die erste Schwierigkeit für ausländische Unternehmen liegt in der Komplexität des französischen Sozialschutzsystems.
In Frankreich muss der Arbeitgeber verschiedene Sozialversicherungsbeiträge entrichten, mit denen insbesondere die Krankenversicherung, die Rentenversicherung, die Arbeitslosenversicherung, die Familienleistungen und die Arbeitsunfallversicherung finanziert werden.
Die Unterscheidung zwischen den Arbeitgeberbeiträgen, die vom Arbeitgeber getragen werden, und den Arbeitnehmerbeiträgen, die vom Arbeitsentgelt des Arbeitnehmers einbehalten werden, ist ebenfalls unerlässlich, um die tatsächlichen Kosten einer Einstellung zu verstehen.
Für ein ausländisches Unternehmen, das an ein weniger komplexes oder anders aufgebautes Sozialsystem gewöhnt ist, können diese Mechanismen schwer nachvollziehbar sein. Die Gesamtkosten eines Arbeitnehmers beschränken sich nicht auf sein Bruttogehalt: Auch die Arbeitgeberabgaben, etwaige tarifvertragliche Beiträge sowie sonstige mit dem Beschäftigungsverhältnis verbundene Verpflichtungen sind einzuplanen.
2. Strenge und wiederkehrende Meldepflichten
Die französische Lohnabrechnung beschränkt sich nicht auf die Zahlung eines Gehalts. Sie beruht auf einer Reihe von Verwaltungsformalitäten, die fristgerecht zu erledigen sind.
Zu den wichtigsten Pflichten gehören:
- Die Meldung vor der Einstellung (DPAE), die in der Regel vor der Einstellung des Arbeitnehmers an die Urssaf (die französische Einzugsstelle für Sozialversicherungsbeiträge) zu übermitteln ist.
- Die namentliche Sozialmeldung (DSN), mit der den zuständigen Stellen regelmäßig Informationen zur Lohnabrechnung und zur Situation der Arbeitnehmer übermittelt werden.
- Die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge gemäß den für den Arbeitgeber geltenden Fälligkeitsterminen.
- Der Quellenabzug der Einkommensteuer, den der Arbeitgeber nach den geltenden Vorschriften einbehalten und abführen muss.
- Die Aushändigung einer ordnungsgemäßen Gehaltsabrechnung, die die nach französischem Recht vorgeschriebenen Pflichtangaben enthält.
Ein Fehler in einer Meldung, ein Zahlungsverzug oder eine unvollständige Gehaltsabrechnung kann Nachberichtigungen, Strafzahlungen oder verwaltungstechnische Schwierigkeiten nach sich ziehen.
Für ein ausländisches Unternehmen ohne eigene Personalabteilung in Frankreich kann die alleinige Bewältigung dieser Aufgaben erhebliche Zeit in Anspruch nehmen und Ressourcen von den geschäftlichen Zielen abziehen.
3.Das französische Arbeitsrecht schreibt besondere Regeln vor
Die Komplexität der französischen Lohnabrechnung ergibt sich auch aus dem Zusammenspiel von Vergütung und Arbeitsrecht.
Das Gehalt eines Arbeitnehmers muss mehrere Anforderungen erfüllen, insbesondere:
- Den geltenden gesetzlichen Mindestlohn sowie etwaige günstigere tarifvertragliche Mindestsätze.
- Die Vorschriften zur Arbeitszeit, zu Überstunden und deren Vergütung.
- Den bezahlten Urlaub und die damit verbundenen Vergütungen.
- Die für Krankheitszeiten geltenden Bestimmungen sowie etwaige Entgeltfortzahlungen.
- Die Regeln für Prämien, Sachbezüge und berufliche Aufwendungen.
- Die Pflichten im Zusammenhang mit der Beendigung des Arbeitsvertrags, insbesondere die Berechnung der Abfindungen und der Schlussabrechnung.
Hinzu kommen die Bestimmungen der Tarifverträge, die je nach Tätigkeit des Unternehmens und Eingruppierung des Arbeitnehmers variieren können.
Ein international tätiges Unternehmen kann daher die Vergütungsbedingungen und Personalpraktiken, die es in seinem Herkunftsland anwendet, nicht einfach auf Frankreich übertragen.
4. In Frankreich einstellen, ohne eine Gesellschaft zu gründen: eine oft unbekannte Möglichkeit
Angesichts dieser Anforderungen gehen manche ausländische Unternehmen davon aus, dass sie zwingend eine Tochtergesellschaft oder eine Zweigniederlassung in Frankreich gründen müssen, um dort Arbeitnehmer einzustellen.
Unter bestimmten Voraussetzungen ist es jedoch möglich, Arbeitnehmer in Frankreich zu beschäftigen, ohne eine französische Gesellschaft zu gründen.
Ein ausländisches Unternehmen kann insbesondere bestimmte Tätigkeiten ausüben und Personal in Frankreich beschäftigen, während es seine Rechtsform in seinem Herkunftsland beibehält. Es muss jedoch die für seine Tätigkeit und seine Arbeitnehmer geltenden französischen Pflichten einhalten.
Das allgemein als ESEF (entreprise sans établissement en France, d. h. Unternehmen ohne Niederlassung in Frankreich) bezeichnete Modell ermöglicht diese Organisationsform in bestimmten Fällen.
Allerdings ist zwischen dem Fehlen einer Niederlassung in Frankreich und dem Fehlen jeglicher Verwaltungspflichten zu unterscheiden. Ein ausländisches Unternehmen, das Arbeitnehmer in Frankreich beschäftigt, muss insbesondere die erforderlichen Registrierungs- bzw. Eintragungsformalitäten erfüllen, die geltenden Sozialversicherungsbeiträge melden und abführen sowie das französische Arbeitsrecht einhalten.
5. Warum sollten Sie sich bei der französischen Lohnabrechnung begleiten lassen?
Die Beauftragung eines Spezialisten für Verwaltungs- und Personalangelegenheiten in Frankreich ermöglicht es einem ausländischen Unternehmen, die mit der Einstellung von Arbeitnehmern verbundene operative Komplexität zu verringern.
Eine passende Begleitung kann insbesondere Folgendes umfassen:
- Die Ermittlung der vor der ersten Einstellung erforderlichen Formalitäten.
- Die Organisation der Sozialmeldungen und Zahlungen.
- Die Erstellung der Gehaltsabrechnungen gemäß den geltenden Vorschriften.
- Die Überwachung der behördlichen Fristen.
- Die Berücksichtigung gesetzlicher und tarifvertraglicher Änderungen.
- Die Begleitung bei Änderungen, die die Situation der Arbeitnehmer betreffen.
6. Möchten Sie Arbeitnehmer in Frankreich einstellen, ohne eine französische Gesellschaft zu gründen?
Unser Team begleitet Sie bei der Prüfung Ihres Vorhabens, beim Verständnis Ihrer Pflichten und beim Aufbau einer auf Ihre Situation zugeschnittenen Organisation. Wir helfen Ihnen, Ihre Verwaltungs- und Personalformalitäten zu vereinfachen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: die Entwicklung Ihrer Geschäftstätigkeit in Frankreich.
Kontaktieren Sie uns, um über Ihr Rekrutierungsvorhaben zu sprechen und die für Ihr Unternehmen am besten geeignete Lösung zu finden.
Contact us to discuss your recruitment project and identify the solution best suited to your company.