Sie sind ein ausländisches Unternehmen und möchten Ihren ersten Arbeitnehmer in Frankreich einstellen?
Arbeitsvertrag, französisches Arbeitsrecht, soziale Absicherung, Sozialversicherungsmeldungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Einkommensteuerabzug an der Quelle … Mehrere Formalitäten sind frühzeitig einzuplanen.
Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Schritte, die Sie kennen sollten, um Ihren ersten Arbeitnehmer in Frankreich einzustellen.
Kann man in Frankreich Personal einstellen, ohne eine französische Gesellschaft zu gründen ?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen.
Ein ausländisches Unternehmen, das über keine Niederlassung in Frankreich verfügt, kann einen oder mehrere Arbeitnehmer in Frankreich unmittelbar beschäftigen.
Das Unternehmen bleibt in diesem Fall rechtlich in seinem Herkunftsland ansässig und kommt zugleich seinen Arbeitgeberpflichten in Frankreich nach.
Dies wird gemeinhin als Status des Unternehmens ohne Niederlassung in Frankreich (entreprise sans établissement en France, ESEF) bezeichnet.
Warum sollte man sich für diese Lösung entscheiden?
Für eine erste Einstellung kann der ESEF-Status besonders vorteilhaft für ein Unternehmen sein, das Folgendes beabsichtigt:
- rasch einen Mitarbeiter in Frankreich einzustellen;
- den französischen Markt zu testen, bevor eine lokale Struktur gegründet wird;
- die Kosten für die Gründung und den Betrieb einer Tochtergesellschaft zu vermeiden;
- eine kommerzielle oder operative Präsenz in Frankreich vorzubereiten;
- von einer geeigneten Lösung zu profitieren, solange eine rechtliche Niederlassung noch nicht erforderlich ist.
Erster Schritt: Registrierung bei der Urssaf als ausländisches Unternehmen
Ein ausländisches Unternehmen, das über keine Niederlassung in Frankreich verfügt, jedoch einen Arbeitnehmer in Frankreich beschäftigt, muss in Frankreich Meldungen abgeben und Sozialversicherungsbeiträge entrichten.
Hierzu kann es sich an den „Service Firmes Étrangères“ (Dienststelle für ausländische Unternehmen) der Urssaf wenden, der die Anlaufstelle für die betroffenen ausländischen Unternehmen ist. Das Unternehmen muss insbesondere die Angaben übermitteln, die zu seiner eigenen Identifizierung und zu der seines Arbeitnehmers erforderlich sind.
Zweiter Schritt: Erledigung der Einstellungsformalitäten
Wie bei jeder Einstellung in Frankreich muss der Arbeitgeber die mit der Einstellung verbundenen Pflichtformalitäten einhalten.
Je nach gewählter Regelung kann dies insbesondere Folgendes umfassen:
- die Voranmeldung der Einstellung (déclaration préalable à l’embauche, DPAE);
- die Schritte im Zusammenhang mit der Registrierung des Arbeitnehmers;
- die Sozialversicherungsmeldungen;
- den Anschluss an die Pflichtversicherungssysteme;
- die Einrichtung der Lohn- und Gehaltsabrechnung;
- die Pflichten im Bereich der Arbeitsmedizin;
- die lohnbezogenen Steuererklärungen.
Sobald der Arbeitnehmer in Frankreich arbeitet und dem französischen System unterliegt, muss ein wesentlicher Teil der Verwaltung seines Beschäftigungsverhältnisses nach den französischen Vorschriften organisiert werden.
Dritter Schritt: Einrichtung der französischen Lohn- und Gehaltsabrechnung
Eine der größten Herausforderungen für ein ausländisches Unternehmen besteht darin, die französische Lohn- und Gehaltsabrechnung korrekt abzuwickeln.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist unter Berücksichtigung der anwendbaren französischen Vorschriften zu erstellen, insbesondere in Bezug auf:
- die Sozialversicherungsbeiträge;
- den bezahlten Urlaub;
- die soziale Absicherung;
- die Sachbezüge;
- den Einkommensteuerabzug an der Quelle;
- einen gegebenenfalls anwendbaren Tarifvertrag;
- die Mindestvergütung.
Der Arbeitgeber muss außerdem die erforderlichen Meldungen abgeben.
In der Praxis ist ein auf die französische Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisierter Ansprechpartner häufig der einfachste Weg, Fehler bei einer ersten Einstellung zu vermeiden.
Vierter Schritt: Einhaltung der französischen Pflichten als Arbeitgeber
Auch ohne französische Rechtsstruktur wird das ausländische Unternehmen gegenüber seinem Arbeitnehmer in Frankreich zu einem vollwertigen Arbeitgeber.
Es muss daher eine Organisation vorsehen, die es insbesondere ermöglicht, Folgendes zu verwalten:
- Urlaub und Abwesenheiten;
- krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit;
- Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz;
- die Pflichten im Bereich der Arbeitsmedizin;
- Gehaltserhöhungen und Vertragsänderungen;
- Zusatzleistungen für Arbeitnehmer;
- etwaige Disziplinarverfahren;
- die Beendigung des Arbeitsvertrags.
Kann man sich bei seiner ersten Einstellung in Frankreich begleiten lassen?
Ja, und dies ist häufig die einfachste Lösung für ein ausländisches Unternehmen, das mit den französischen Besonderheiten noch nicht vertraut ist.
Eine spezialisierte Begleitung kann den gesamten Prozess oder Teile davon übernehmen:
- Analyse der Situation des ausländischen Unternehmens;
- Prüfung des ESEF-Rahmens;
- Analyse des Status des künftigen Arbeitnehmers;
- Ausarbeitung des Arbeitsvertrags;
- Abwicklung der Formalitäten bei der Urssaf;
- Einrichtung der Lohn- und Gehaltsabrechnung;
- Verwaltung der Sozialversicherungsmeldungen;
- Unterstützung in Personal- und Verwaltungsfragen;
- Betreuung des Arbeitnehmers während der gesamten Vertragslaufzeit.
Der Vorteil besteht darin, dass sich das ausländische Unternehmen auf seine Geschäftstätigkeit und seine Personalgewinnung konzentrieren kann.
Möchten Sie Ihren ersten Arbeitnehmer in Frankreich einstellen, ohne eine Tochtergesellschaft zu gründen?
Unser Team begleitet ausländische Unternehmen bei ihren Einstellungs-, Lohnabrechnungs- und Verwaltungsformalitäten in Frankreich im Rahmen des Status des Unternehmens ohne Niederlassung in Frankreich (ESEF). Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um uns Ihr Vorhaben vorzustellen.