Wenn ein ausländisches Unternehmen einen Arbeitnehmer in Frankreich einstellen möchte, muss es eine Reihe von verwaltungsrechtlichen und sozialrechtlichen Pflichten erfüllen. Zu den ersten unumgänglichen Schritten gehört die Vorherige Einstellungsmeldung (DPAE – Déclaration Préalable à l’Embauche).
Diese Formalität ist für jede Einstellung in Frankreich obligatorisch, auch wenn der Arbeitgeber ein ausländisches Unternehmen ist, das im Status eines Unternehmens ohne Niederlassung in Frankreich (ESEF – Entreprise Sans Établissement en France) tätig ist.
Die DPAE: eine obligatorische Formalität vor jeder Einstellung
Die Vorherige Einstellungsmeldung, allgemein als DPAE bezeichnet, ist eine obligatorische Formalität, die jeder Arbeitgeber erfüllen muss, bevor er einen Arbeitnehmer erstmals beschäftigt. Sie stellt den ersten Verwaltungsakt des Arbeitsverhältnisses dar.
Die DPAE ist eine Meldung, die an die URSSAF (oder an die MSA für den landwirtschaftlichen Sektor) übermittelt wird und das bevorstehende Beschäftigungsverhältnis ankündigt. Sie ermöglicht es den Sozialversicherungsträgern, die Ansprüche des Arbeitnehmers ab dem ersten Arbeitstag zu eröffnen.
Die DPAE wird durch die Artikel L1221-10 bis L1221-12-1 des französischen Arbeitsgesetzbuchs (Code du travail) geregelt. Sie ist für alle Arbeitsverträge obligatorisch, unabhängig davon, ob es sich um einen unbefristeten Vertrag (CDI), einen befristeten Vertrag (CDD), einen Teilzeitvertrag oder einen Ausbildungsvertrag handelt.
Was ist der Zweck der DPAE?
Die DPAE ermöglicht es der französischen Verwaltung, mehrere Formalitäten in einer einzigen Meldung zusammenzufassen. Sie dient insbesondere dazu:
- Schwarzarbeit zu bekämpfen.
- Den Arbeitnehmer bei der Sozialversicherung sowie bei den ergänzenden Renten- und Vorsorgeträgern anzumelden, um die Ansprüche auf Sozialleistungen (Krankheit, Arbeitsunfälle, Rente) zu eröffnen.
- Die arbeitsmedizinische Einstellungsuntersuchung beim Arbeitsmedizinischen Dienst einzuleiten.
Ohne DPAE gilt die Einstellung als unrechtmäßig und kann als Schwarzarbeit eingestuft werden, wodurch der Arbeitgeber erheblichen finanziellen und strafrechtlichen Sanktionen ausgesetzt ist.
Welche Informationen müssen angegeben werden?
Folgende wesentliche Informationen sind für die DPAE erforderlich:
Angaben zum Arbeitgeber:
- Firmenbezeichnung;
- Adresse des Unternehmens;
- Identifikationsnummer (SIRET oder die ausländischen Arbeitgebern zugewiesene Nummer);
Angaben zum Arbeitnehmer:
- Familienname und Vorname;
- Geburtsdatum und -ort;
- Sozialversicherungsnummer;
Angaben zum Arbeitsvertrag:
- Art des Vertrags (unbefristet, befristet, Leiharbeit);
- Datum und Uhrzeit der Einstellung;
- Dauer der Probezeit.
Wann muss die DPAE eingereicht werden?
Die DPAE muss übermittelt werden:
- Frühestens: 8 Tage vor dem Arbeitsbeginn des Arbeitnehmers;
- Spätestens: unmittelbar vor dem tatsächlichen Dienstantritt.
Die Einhaltung dieser Frist ist absolut verbindlich: Eine DPAE, die nach dem Beginn des Vertrags eingereicht wird, kann nicht nachträglich regularisiert werden.
Es wird dringend empfohlen, diese Formalität frühzeitig zu erledigen, um jedes Risiko einer Verzögerung oder eines Verwaltungsfehlers zu vermeiden.
Die Meldung erfolgt auf elektronischem Wege. Eine Eingangsbestätigung wird sofort von der URSSAF ausgestellt: Dieses Dokument ist äußerst wichtig und muss mindestens fünf Jahre lang aufbewahrt werden.
Die Sanktionen bei Versäumnis sind schwerwiegend: Nachzahlung von Beiträgen, Verwaltungssanktionen und gegebenenfalls strafrechtliche Sanktionen, wenn das Fehlen der DPAE vorsätzlich ist (Verurteilung wegen Schwarzarbeit).
Für ausländische Unternehmen, die in Frankreich im Rahmen des ESEF-Status Arbeitnehmer einstellen, ist die Kenntnis der DPAE-Verfahren unerlässlich, um eine regelkonforme Einstellung sicherzustellen und jedes Sanktionsrisiko zu vermeiden. Aus diesem Grund steht Ihnen Projinvest Services bei jedem Schritt der Einstellung eines Arbeitnehmers in Frankreich zur Seite. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, um uns Ihr Vorhaben vorzustellen!
