Es ist möglich, einen Arbeitnehmer in Frankreich einzustellen, ohne dort eine Niederlassung zu gründen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die französischen Vorschriften umgangen werden können.
Nachfolgend finden Sie die 5 wichtigsten Fehler, die es zu vermeiden gilt, wenn ein ausländisches Unternehmen in Frankreich Personal einstellt.
1. Die Annahme, dass zwingend eine französische Gesellschaft gegründet werden muss
Ein im Ausland ansässiges Unternehmen kann Arbeitnehmer in Frankreich einstellen, ohne über eine französische Niederlassung zu verfügen.
Die URSSAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d’Allocations Familiales, die französische Einzugsstelle für Sozialversicherungsbeiträge) verfügt eigens über eine Dienststelle für ausländische Unternehmen ohne Niederlassung in Frankreich, den sogenannten „Service Firmes étrangères“ (Dienststelle für ausländische Unternehmen), der die Verwaltung der Arbeitnehmer ausländischer Gesellschaften übernimmt.
2. Der Irrglaube, „ohne Niederlassung“ bedeute „ohne Pflichten in Frankreich"
Dies ist vermutlich das größte Missverständnis. Der Grundsatz besteht vielmehr darin, einem ausländischen Unternehmen die Einstellung von Personal in Frankreich zu ermöglichen, ohne dass es zwingend eine französische Niederlassung gründen muss, wobei die französischen Pflichten einzuhalten sind, die für seine Tätigkeit als Arbeitgeber gelten.
Jedes Unternehmen, das einen Arbeitnehmer in Frankreich beschäftigt, hat Folgendes zu beachten:
- die erforderlichen Registrierungsformalitäten;
- die Voranmeldung der Einstellung (déclaration préalable à l’embauche, DPAE);
- die mit dem Arbeitsvertrag verbundenen Pflichten;
- die Sozialversicherungsmeldungen;
- die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge und -abgaben;
- die französischen Vorschriften, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.
3. Die Verwendung eines Arbeitsvertrags aus dem Land, in dem die Gesellschaft eingetragen ist
Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, die im Herkunftsland verwendete Arbeitsvertragsvorlage zu übernehmen und lediglich ins Französische zu übersetzen.
Arbeitet ein Arbeitnehmer jedoch in Frankreich, muss der Arbeitgeber die französischen Vorschriften berücksichtigen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.
Dies betrifft insbesondere die wesentlichen Bestandteile des Vertrags und des Beschäftigungsverhältnisses: Vergütung, Arbeitszeit und Arbeitsorganisation, Probezeit, Urlaub, soziale Absicherung, Beendigung des Vertrags sowie gegebenenfalls anwendbare tarifvertragliche Bestimmungen.
Auch das Einstellungsverfahren selbst umfasst besondere Formalitäten. So muss der Arbeitgeber beispielsweise für jeden Arbeitnehmer vor dessen Arbeitsantritt eine DPAE abgeben.
Der Arbeitsvertrag muss daher auf die französischen Gegebenheiten zugeschnitten sein und darf nicht einfach aus dem Herkunftsland übernommen werden.
4. Die Unterschätzung der französischen Sozialversicherungsbeiträge und sozialrechtlichen Pflichten
Für ein ausländisches Unternehmen kann die französische Lohn- und Gehaltsabrechnung schwer zu durchschauen sein.
Das Bruttogehalt ist selbstverständlich nicht der einzige Kostenfaktor, der zu berücksichtigen ist. Sobald der Arbeitnehmer dem französischen Sozialversicherungssystem unterliegt, muss der ausländische Arbeitgeber insbesondere Sozialversicherungsmeldungen abgeben und Sozialversicherungsbeiträge entrichten.
Dies bedeutet, dass ein Einstellungsbudget, das ausschließlich auf der Grundlage des Bruttojahresgehalts erstellt wurde, unvollständig sein kann.
Bevor ein Stellenangebot endgültig ausgearbeitet wird, empfiehlt es sich, eine vollständige Schätzung der Arbeitgeberkosten in Frankreich vorzunehmen, die insbesondere Folgendes umfasst: Vergütung + Arbeitgeberbeiträge + etwaige Zusatzleistungen + mit der Beschäftigung verbundene Verwaltungskosten.
5. Die Vernachlässigung der französischen Lohn- und Gehaltsabrechnung<
Ein weiterer Fehler besteht in der Annahme, die französische Lohn- und Gehaltsabrechnung lasse sich mit denselben Instrumenten und Methoden abwickeln wie im Herkunftsland.
Die Beschäftigung eines Arbeitnehmers in Frankreich setzt die Einhaltung einer Reihe von Vorschriften und Formalitäten voraus, die dem französischen System eigen sind.
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung muss insbesondere die korrekte Berechnung der Vergütung und der anwendbaren Beiträge, die Erstellung der vorgeschriebenen Unterlagen sowie die Abgabe der entsprechenden Sozialversicherungsmeldungen ermöglichen.
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